SharePoint als Intranet für KMU: In 5 Schritten zum modernen Arbeitsplatz

Viele KMU suchen ein Intranet – dabei haben sie mit SharePoint Online bereits eines in ihrer Microsoft 365-Lizenz. Es muss nur eingerichtet werden.

Warum SharePoint als Intranet?

• Bereits lizenziert – In Microsoft 365 Business Basic und höher enthalten
• Integration – Nahtlos mit Teams, Outlook und OneDrive verbunden
• Mobil nutzbar – SharePoint-App für iOS und Android
• Anpassbar – Eigenes Design, eigene Navigation, eigene Webparts

Schritt 1: Struktur planen

Bevor Sie eine einzige Seite erstellen, definieren Sie die Informationsarchitektur:

Hub-Struktur empfohlen

• Unternehmens-Hub (Startseite)
  • News und Ankündigungen
  • Wichtige Links
  • Unternehmenskalender
• Abteilungs-Sites
  • HR, Vertrieb, Technik etc.
  • Abteilungsspezifische Dokumente
• Projekt-Sites
  • Temporär für laufende Projekte
  • Automatische Archivierung

Schritt 2: Startseite gestalten

Die Startseite ist der erste Eindruck. Sie sollte enthalten:

1. News-Webpart – Aktuelle Unternehmensnachrichten
2. Quick Links – Die 8-10 meistgenutzten Anwendungen/Dokumente
3. Unternehmenskalender – Wichtige Termine auf einen Blick
4. Personenverzeichnis – Wer macht was?
5. Hero-Banner – Aktuelle Kampagne oder wichtige Info

Design-Tipps

• Unternehmensfarben im Theme hinterlegen
• Logo und Branding konsistent einsetzen
• Mobile Ansicht testen!

Schritt 3: Dokumentenmanagement einrichten

SharePoint glänzt als Dokumentenplattform:

• Metadaten statt Ordner – Dokumente nach Typ, Abteilung, Status taggen
• Versionierung aktivieren – Änderungen nachvollziehen
• Berechtigungen definieren – Wer darf was sehen/bearbeiten?
• Vorlagen bereitstellen – Einheitliche Dokumente im Unternehmen

Schritt 4: Prozesse digitalisieren

Mit Power Automate und SharePoint-Listen:

• Urlaubsanträge digital genehmigen
• Onboarding-Checklisten automatisieren
• Bestellanforderungen mit Freigabe-Workflow
• IT-Ticket-System ohne Zusatzsoftware

Schritt 5: Rollout und Schulung

Der wichtigste Schritt – denn das beste Intranet ist wertlos, wenn es niemand nutzt:

1. Pilotgruppe – 10-15 Mitarbeiter testen 2 Wochen
2. Feedback einarbeiten – Bevor der Rollout startet
3. Schulung – 90-minütiger Workshop pro Abteilung
4. Champions – 2-3 Mitarbeiter als Ansprechpartner
5. Kontinuierlich verbessern – Nutzungsstatistiken auswerten

Typische Fehler vermeiden

• ❌ Zu viele Sites auf einmal erstellen
• ❌ Keine klare Verantwortlichkeit für Inhalte
• ❌ Berechtigungen zu kompliziert gestalten
• ❌ Mobile Nutzer vergessen
• ✅ Klein starten, iterativ ausbauen

Kosten

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