Teams vs. SharePoint: So bauen KMU eine saubere Dateiablage

Wenn Dateien überall liegen, kostet das jeden Tag Zeit. Microsoft 365 bietet viele Wege – wichtig ist eine einheitliche Logik.

1) OneDrive = persönlich / Entwürfe / temporär

OneDrive ist ideal für:

• persönliche Arbeitsdateien
• Entwürfe
• Dateien, die (noch) nicht Team-Standard sind

Sobald etwas teamrelevant wird: ab ins Team/SharePoint.

2) SharePoint = Team-Wissen / Prozesse / Dokumente

SharePoint ist richtig für:

• Abteilungs- und Prozessdokumente
• Vorlagen, Richtlinien
• Projektunterlagen

3) Teams = Oberfläche für Zusammenarbeit

Teams ist die „Frontdoor“. Dateien im Team-Kanal landen im SharePoint der Team-Site.

4) Eine einfache Struktur, die fast immer funktioniert

Pro Team:

• 00_Allgemein (Ankündigungen)
• 01_Dokumente (teamweite Ablage)
• 02_Projekte (je Projekt Kanal)

Pro Projektkanal:

• 01_Planung
• 02_Umsetzung
• 03_Abnahme

5) Berechtigungen: lieber einfach als „zu clever"

Komplexe Sonderrechte verursachen dauerhaft Support-Aufwand. Empfehlung:

• wenige Gruppen
• klare Owner
• Gäste nur, wenn nötig

Wir helfen gerne beim Struktur-Workshop oder einer kurzen Bestandsaufnahme.